Lizenzmanagement ist eine Wortkonstruktion aus den Begriffen „Lizenz“ (lat. Erlaubnis, Freiheit, Befugnis) und Management (engl. to manage, ital. „an der Hand führen“) und steht für das Verwalten von Softwareassets (Lizenzen).
Damit wird ein Prozess für den legalen Umgang mit Software und deren Lizenzbestimmungen beschrieben und betrifft daher eher die kaufmännische und rechtliche als die technische Seite.
Technisch gesehen würde ein einzelnes Softwarepaket mit dem entsprechenden Lizenz-Key schon reichen, um beliebig viele PCs mit Software auszurüsten. Aber kaufmännisch bzw. auch rechtlich muss für jede Installation ein erteiltes Nutzungsrecht – eine Lizenz – nachgewiesen werden, was üblicherweise in Form von Lizenzverträgen und mit den darin beschriebenen Nutzungsrechten erfolgt.
Hartnäckig hält sich die Aussage, dass die Aufbewahrungsfristen von Lizenzverträgen und Lizenznachweisen maximal 7 bis 10 Jahre betragen, also den Aufbewahrungsfristen von steuerlichen Unterlagen gleichgesetzt werden. Das stimmt so nicht! Für Softwareverträge gilt eine Aufbewahrung, Dokumentierung und Archivierung bis zum End-of-Life-Zeitpunkt. Erst dann dürfen zugehörige Unterlagen den Weg zum Aktenschredder finden und vernichtet werden.
Die Dokumentation und Archivierung von alten Verträgen und die Lizenzierung jedes einzelnen Arbeitsplatzes im Unternehmen kann oft unübersichtlich werden. Richtig kompliziert wird es, wenn neue Nutzungsrechte hinzukommen und alte Software aktualisiert werden soll. Es entsteht ein richtiger Lizenzdschungel.
Haben Sie den Überblick? Können Sie sich selbst Antworten auf folgende Fragen geben?
Können Sie auf Knopfdruck Ihren aktuellen Bestand an IT-Assets abrufen?
Kennen Sie alle lizenzrechtlichen Zusammenhänge, wenn es um den Betrieb virtueller und physische Systeme geht?
Wissen Sie, wie viele verschiedene Softwareprodukte Sie im Einsatz haben und ob diese eigentlich genutzt werden?
Werden Software- und Vertragsunterlagen zentral erfasst?
Besitzen Sie Richtlinien für den Umgang mit Software im Unternehmen?
Werden diese Richtlinien „gelebt“?
Wie es um das Lizenzmanagement in Unternehmen bestellt ist, zeigt eine Gartner Studie:
Mit einem funktionierendem Lizenzmanagement kann eine Kostenreduktion von ca. 15% bis 30% mittel- und langfristig realisiert werden.
90% der Unternehmen machen von dieser Möglichkeit aber keinen Gebrauch.
Wir steuern dagegen. Mit unserem innovativen Service maaS führen wir ein ganzheitliches Software Asset Management ein, übernehmen die Überwachung der Compliance und inkludieren die Beschaffung für ein maximales Ergebnis.
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Machen Sie sich nicht zum Affen! Überlassen Sie uns Ihre Sorgen!